Egnyte | Matt Staniszewski

Egnyte musiało odświeżyć swój interfejs, żeby nie zostać w tyle na szybko zmieniającym się rynku chmurowego przechowywania danych i narzędzi do współpracy. Dropbox, OneDrive czy Box już wtedy oferowały dopracowane, przyjazne doświadczenia z intuicyjną nawigacją i responsywnym designem. Stary interfejs Egnyte działał, ale zaczynał odstawać, zarówno pod względem użyteczności, jak i wizualnie. Żeby utrzymać zaufanie użytkowników, Egnyte potrzebowało nowoczesnej, dostępnej i spójnej z marką modernizacji UI.

Zastrzeżenie: wszystkie opinie wyrażone poniżej są moje własne i mogą nie odzwierciedlać oficjalnego stanowiska firmy. Niektóre szczegóły projektowe zostały zmienione.

Moja rola

Jako główny projektant w Egnyte, firmie specjalizującej się w bezpieczeństwie treści, zgodności i narzędziach do współpracy w chmurze, prowadziłem kompletny redesign głównej aplikacji.

Moim głównym celem było zmodernizowanie interfejsu i doświadczenia platformy, a przy tym stworzenie design systemu, który zapewniłby spójność i skalowalność w całym ekosystemie produktów Egnyte.

Główne cele

Kiedy dołączyłem do projektu, aplikacja Egnyte była bogata funkcjonalnie, ale wizualnie przestarzała. Nasze główne cele wyglądały tak:

01 / Przemyśleć UX. Przemyślenie i przebudowanie UX tak, by był intuicyjny, responsywny i nowoczesny.

02 / Ujednolicić wszystko. Wprowadzenie spójnego języka wizualnego, odzwierciedlającego ewoluującą markę Egnyte.

03 / Zapewnić dostępność. Zdefiniowanie i wdrożenie standardów dostępności we wszystkich komponentach.

04 / Stworzyć design system. Zbudowanie pełnego design systemu, łatwego do przyjęcia przez zespoły projektowe i deweloperskie, w obecnych i przyszłych produktach.

Pracowałem w roli liderskiej, jednocześnie jako projektant i osoba myśląca produktowo, balansując między praktyczną pracą nad UI a koordynacją całego zespołu.

Proces odkrywania

Przeanalizowaliśmy wiodące narzędzia do udostępniania plików i współpracy w chmurze, w tym Dropbox, OneDrive i Box, żeby zrozumieć aktualne standardy UX, ich mocne strony i wzorce funkcjonalne. To pomogło nam określić, gdzie doświadczenie Egnyte odstawało i gdzie mieliśmy szansę się wyróżnić.

Zorganizowaliśmy warsztaty z inżynierami, projektantami, product managerami i zespołem supportu, żeby wyłapać wewnętrzne bolączki. Dzięki analizie rozbieżności ustaliliśmy, gdzie doświadczenie zawodziło, zarówno z perspektywy technicznej, jak i użytkownika.

Kim są użytkownicy?

Żeby ukierunkować redesign, stworzyliśmy trzy główne persony, oparte na wewnętrznych insightach i danych o użytkowaniu.

Power user: Alex to bardzo aktywny użytkownik, który żyje w Egnyte na co dzień. Zarządza dużą liczbą dokumentów i współpracuje z różnymi działami, często żonglując skomplikowanymi strukturami folderów i wieloma urządzeniami. Cel: szybkie zarządzanie plikami, praca w sposób, który odpowiada jego stylowi, i pełny dostęp z każdego urządzenia.

Administratorka: Monika nadzoruje platformę z perspektywy bezpieczeństwa i governance. Odpowiada za definiowanie zasad dostępu, zarządzanie uprawnieniami użytkowników i dbanie o to, by polityki ochrony danych były respektowane w całej firmie. Cel: łatwe zarządzanie dostępem użytkowników, możliwość śledzenia aktywności, gdy jest taka potrzeba, oraz dobrze zorganizowane i jasno chronione dane wrażliwe.

Gość zewnętrzny: Tomas to zewnętrzny partner, który nie korzysta z Egnyte regularnie, ale od czasu do czasu dostaje linki do pobrania udostępnionych plików. Jego interakcja jest krótka, ale wpływa na to, jak odbiera profesjonalizm i bezpieczeństwo firmy. Cel: łatwe otwieranie udostępnionych linków, pewność, że plik jest bezpieczny i zaufany, oraz płynne, markowe doświadczenie, które daje mu poczucie komfortu.

Dla każdej persony zmapowaliśmy szczegółowe user journey. Ujawniły tarcia: niespójne uprawnienia, niejasną nawigację i braki w dostępności. Te wnioski wprost ukierunkowały UX całego redesignu.

Koncepcja designu i akceptacja interesariuszy

Po zakończeniu fazy badawczej przekuliśmy wnioski w wizję aplikacji Egnyte nowej generacji. Wspólnie z moim zespołem projektowym przygotowaliśmy dopracowane koncepty UI, które łączyły nowoczesną estetykę, modularną strukturę layoutu i standardy dostępności.

Przedstawiliśmy tę wizję kluczowym interesariuszom w formie uporządkowanych prezentacji i dokumentacji. Zaproponowany przez nas roadmap zakładał wdrożenie w 12 miesięcy, z etapowym rozwojem, odpowiednimi testami i zasobami. Niestety zarząd narzucił termin czterech miesięcy, co postawiło nas pod ścianą już od pierwszego dnia.

Realizacja i projektowanie produktu

Mając mało czasu i duże ambicje, skupiliśmy się na zbudowaniu elastycznego systemu. Zaprojektowaliśmy responsywny interfejs, w którym użytkownicy mogli przestawiać lub chować sekcje zgodnie ze swoim sposobem pracy. Dało im to kontrolę, bez utraty struktury.

Przegląd flow. Projekt skupiał się głównie na UI, ale przeglądaliśmy też UX, żeby podejmować świadome decyzje interfejsowe. Oznaczało to identyfikowanie punktów tarcia w user journey i aktualizowanie wybranych funkcji UX wspólnie z zespołem projektowym. Nie chcieliśmy przebudowywać doświadczenia użytkownika od podstaw, ale tam, gdzie to miało znaczenie, wprowadziliśmy konkretne poprawki w flow, logice i efektywności zadań. Dzięki tym zmianom wizualny redesign opierał się na realnych poprawkach funkcjonalnych, a codzienne interakcje stały się płynniejsze i bardziej intuicyjne.

Zasady kreatywne. Typografia i ikonografia odzwierciedlały czysty, nowoczesny charakter, a opcje personalizacji pozwalały użytkownikom dopasować doświadczenie do własnych preferencji wizualnych. Jednym z najlepszych elementów był redesign nawigacji. Daliśmy użytkownikom opcje takie jak zwijane drzewo nawigacji, które przypominało znane im systemy, jak Dropbox czy eksplorator plików. To ułatwiło onboarding i pomogło użytkownikom szybko się przystosować, nawet przy dużych zmianach wizualnych.

Testy A/B i poprawki dostępności

Zaangażowaliśmy wewnętrznych użytkowników do testów A/B i szybko iterowaliśmy na podstawie feedbacku. Zmiany były małe, ale miały duży wpływ: powiększenie fontów dla lepszej czytelności, poprawienie kontrastu kolorów i dopracowanie interakcji komponentów, żeby były łatwiejsze w obsłudze. Dostępność była częścią redesignu od samego początku.

Te testy pokazały, że drobne, stopniowe zmiany mogą realnie poprawić doświadczenie użytkownika.

Design system

Budowa design systemu była jedną z najbardziej satysfakcjonujących części tego projektu. Pracowaliśmy blisko z deweloperami, żeby każdy komponent, od przycisków do siatek layoutu, można było wielokrotnie użyć i utrzymywać w różnych produktach i platformach. Poza biblioteką wizualną był wspólnym językiem między designem i inżynierią.

Zbudowałem dokumentację w taki sposób, żeby przyszłe zespoły mogły łatwo się w niej odnaleźć i rozwijać system dalej. W 2025 roku, prawie trzy lata po wdrożeniu, ten system nadal był szkieletem cyfrowego designu Egnyte.

Wydanie i wyzwania organizacyjne

Mimo solidnej realizacji, decyzje dotyczące wdrożenia, na które nie mieliśmy wpływu, odbiły się na projekcie. Zarząd zdecydował się na wydanie etapowe, w falach. Niestety wprowadziło to zamieszanie wśród użytkowników, bo części aplikacji zaczęły się rozjeżdżać pod względem interfejsu i funkcjonalności. Niespójności szybko się nawarstwiały, a codzienne łatanie i reaktywne cykle zmian testowały morale zespołu.

Problemy związane z bezpieczeństwem. Ze względu na ścisłe protokoły bezpieczeństwa Egnyte, nie mogliśmy przeprowadzać otwartych wydań beta ani szerszych testów z użytkownikami poza organizacją. Oznaczało to, że wiele decyzji projektowych musieliśmy weryfikować wewnętrznie i iterować przy ograniczonym feedbacku z zewnątrz. Żeby ułatwić dopasowanie i wdrożenie w zespołach, udostępniliśmy dokumentację design systemu w całej firmie. To pomogło ustandaryzować wdrożenie w różnych działach i stworzyło punkt odniesienia dla spójnego stosowania, nawet bez tradycyjnych cykli testowych.

Liczą się ludzie. Chociaż projekt trwał dwa razy dłużej niż początkowo planowano, skupiłem się na tym, żeby dać zespołowi stabilność. Wprowadziłem jasniejsze procesy i postawiłem na komunikację, żeby pomóc innym radzić sobie z ruchomymi elementami całej sytuacji. Nie było łatwo, ale nauczyło mnie to prowadzić zespół pod presją i stawiać ludzi nad perfekcją.

Efekt

Na koniec tego projektu udało się zrealizować cele związane z budową design systemu, modernizacją UI i poprawą doświadczenia użytkownika, mimo przedłużonego harmonogramu i przeszkód we wdrożeniu.

Swoboda tworzenia. Na wczesnym etapie projektu dano mi przestrzeń, żeby myśleć odważnie i eksplorować idee bez sztywnych procesów czy nadmiernie narzuconego kierunku. Ta swoboda wykraczała poza estetykę UI, obejmowała też strategiczną wizję całego doświadczenia, strukturę design systemu i jego rolę w przyszłych produktach. Dzięki zaufaniu zarządu mogłem podejmować przemyślane ryzyko i budować fundamenty, które się skalują.

Świetna współpraca w zespole. Praca z zespołem projektowym i inżynieryjnym była jednym z najlepszych elementów tego doświadczenia. Projektanci, z którymi współpracowałem, byli utalentowani i pełni pasji, a sesje burzy mózgów były ekscytujące. Deweloperzy z kolei byli ciekawi świata, konstruktywni i otwarci na trudne rozmowy. Wszystkim zależało na jakości, nie tylko na tempie.

Znać swoje miejsce. Ten projekt nauczył mnie, że bycie liderem często oznacza rozumienie, gdzie zaczyna się i kończy mój wpływ, a nie posiadanie kontroli. Nauczyłem się przyjmować niejednoznaczność, która towarzyszy zmieniającym się terminom, ewoluującym oczekiwaniom i decyzjom podejmowanym na poziomach, do których nie zawsze miałem dostęp. Zamiast opierać się chaosowi, skupiłem się na tworzeniu jasności w swoim obszarze i byciu dla zespołu punktem spokoju.

Zobacz Egnyte dziś.